Enligt 16 § i lagen om Statens revisionsverk (676/2000) ska statliga myndigheter, inrättningar, affärsverk och fonder utan hinder av sekretessbestämmelserna och utan dröjsmål underrätta revisionsverket om sådant missbruk i deras verksamhet som riktar sig mot medel eller egendom de förvaltar eller ansvarar för.
Revisionsverket ger följande instruktioner för tillämpningen av bestämmelserna.
1. Hur görs anmälan om missbruk?
När sådana redovisningsskyldiga som avses i lagen har fått kännedom om missbruk ska anmälan om missbruk göras till revisionsverket utan dröjsmål. En fritt formulerad anmälan lämnas in skriftligen på ett av de inhemska språken, finska eller svenska. Anmälan ska göras efter den första administrativa eller juridiska observationen av det misstänkta missbruket. Med den första administrativa eller juridiska observationen avses den första skriftliga bedömningen i vilken man utifrån konkreta uppgifter kan bedöma att missbruk sannolikt har förelegat. Anmälan ska göras senast då den part som misstänks för missbruk har hörts av myndighet i enlighet med förvaltningslagen (434/2003).
Anmälan om missbruk ska göras till revisionsverket oberoende av om brottsanmälan görs. När det gäller anmälan om missbruk får man inte invänta resultatet av polisutredningen, åklagarens avgörande eller domstolens beslut.
Anmälan ska innehålla en kort beskrivning av det inträffade (bland annat uppgifter om direkta eller indirekta skador som redan uppkommit eller en bedömning av skador som kan uppkomma) samt en utredning om de åtgärder den redovisningsskyldiga har vidtagit eller ämnar vidta på grund av missbruket.
Enligt personuppgiftslagen 11 § är behandlingen av känsliga personuppgifter förbjuden. Utifrån dessa bestämmelser får anmälningar som görs till revisionsverket inte innehålla uppgifter utifrån vilka identiteten för den person som misstänks för missbruk kan röjas.
Missbruk och andra regelstridigheter som anmäls till Europeiska kommissionen skickas till redovisningsverket samtidigt som de anmäls till Europeiska kommissionen.
Till anmälan om missbruk kan kopior av beslut som belyser ärendet samt av övriga handlingar bifogas.
Anmälan om missbruk kan skickas till statens revisionsverk per post, telefax eller e-post. Härvid ska eventuella bestämmelser om sekretess beaktas. Anmälan om missbruk kan även lämnas in på revisionsverkets registratorskontor under dess öppettider, adress Porkalagatan 1, Helsingfors.
Vid behov kan man på förhand diskutera hur anmälan görs med den tjänsteman på revisionsverket som hanterar anmälningar om missbruk per telefon eller på revisionsverket.
2. Vilka åtgärder leder anmälan om missbruk till vid revisionsverket?
Det är revisionsverkets mål att samtliga fall av det som i lagen definieras som missbruk anmäls till revisionsverket och att den anmälande myndigheten skrider till tillämpliga åtgärder mot missbruket. Därför följer den tjänsteman på revisionsverket som hanterar ärendet upp hur behandlingen framskrider i statsförvaltningen och införskaffar vid behov ytterligare utredningar i ärendet samt påskyndar dess behandling. Samtidigt fäster revisionsverket uppmärksamhet vid att talan om skadeståndsansvar väcks för den skada som åsamkats staten.
Förekomst av missbruk inom statsförvaltningen kan vara ett tecken på att det finns brister i ifrågavarande myndighets interna kontroll. I sitt arbete fäster revisionsverket uppmärksamhet vid att korrigera brister i ämbetsverkens och inrättningarnas interna kontroll.
På basis av dessa underrättelser samt annan information som framkommit vid revisionerna följer revisionsverket upp och behandlar i statsförvaltningen förekommande oegentligheter och deras statsfinansiella verkningar samt förvaltningens åtgärder i syfte att förhindra dem.
3. Anmälan om brott
Enligt 17 § 1 moment i lagen om Statens revisionsverk ska statliga myndigheter, inrättningar, affärsverk och fonder göra anmälan om brott som riktar sig mot medel eller egendom som de förvaltar eller ansvarar för. Brottsanmälan behöver inte göras om gärningen med beaktande av omständigheterna kan anses vara ringa.
Enligt 17 § 2 moment i lagen om Statens revisionsverk ska revisionsverket göra brottsanmälan om sådana ovan nämnda brott som det i sin revisionsverksamhet konstaterar, om revisionsobjektet inte själv har gjort anmälan om brott. Revisionsverket behöver inte göra brottsanmälan om gärningen med beaktande av omständigheterna kan anses vara ringa.
Att göra brottsanmälan tillfaller i första hand ledningen vid ifrågavarande ämbetsverk eller inrättning. Endast i undantagsfall gör revisionsverket brottsanmälan.
4. Principerna för dataskyddet vid behandlingen av anmälningar om missbruk
I samband med behandlingen av anmälningar om missbruk samlas både personuppgifter och information av annat slag på revisionsverket. Personuppgifter omfattas av personuppgiftslagen (523/1999). Handlingarnas offentlighet regleras av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Av det följande framgår hur man vid revisionsverket behandlar person- och andra uppgifter som anknyter till anmälningarna om missbruk.
Diarieanteckningar
När en anmälan om missbruk anländer till revisionsverket per post, fax eller e-post eller lämnas in på revisionsverkets registratorskontor, registreras den i revisionsverkets diarium. Den som har gjort anmälan registreras i diariet. Dessutom antecknas i diariet när anmälan om missbruk har anlänt och kortfattat vad den behandlar.
När undersökningen av anmälan om missbruk framskrider läggs till diariet vilka utredningar som har införskaffats och när. Ur diariet framgår även vem som behandlar ärendet och vem som leder och övervakar ärendets behandling.
Enligt personuppgiftslagen 26 § och 29 § har var och en rätt att kontrollera uppgifterna om sig själv i revisionsverkets diarium och vid behov begära att felaktiga uppgifter rättas. Närmare uppgifter om de uppgifter som antecknas i diariet, om diarieuppgifternas offentlighet och utlämnande samt om den registrerades rättigheter ingår i registerbeskrivningen, som finns att få hos Statens revisionsverks registratorskontor. 09 432 5809 eller kirjaamo@vtv.fi.
Handlingar
Enligt grundlagen (731/1999) 12 § är handlingar och inspelningar som innehas av myndigheterna offentliga, om inte offentligheten av tvingande skäl särskilt har begränsats genom lag. Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet definierar offentligheten och sekretessbeläggningen av handlingar mer i detalj. Målet med lagen är att öka myndighetsverksamhetens offentlighet.
Handlingarnas offentlighet begränsas av i lagen specificerade grunder för sekretessbeläggning, såsom det i grundlagen tryggade skyddet för privatlivet (10 § 1 momentet). De väsentliga begränsningarna av offentligheten för de anmälningar om missbruk som undersöks av Statens revisionsverk framgår av offentlighetslagen.
Bland annat anmälningar om brott samt handlingar som har mottagits eller uppgjorts för förundersökning och åtalsprövning ska hållas hemliga (offentlighetslagens 24 § 1 momentet 3 punkten). Med stöd av denna bestämmelse är en betydande del av de anmälningar om missbruk som görs till revisionsverket sekretessbelagda. Sekretessen kan även basera sig på annan orsak som stadgas i offentlighetslagen.
Om dem som besöker revisionsverkets webbsidor insamlas eller lagras inte personuppgifter.