Digitalisoinnin mahdollisuudet ja asiakaslähtöisyys eivät vielä täysin toteudu yritystoiminnan käynnistämiseen liittyvissä palveluissa. Myös kehittämisen edellytyksiä ja investointinäkökulmaa on syytä vahvistaa.
Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) on selvittänyt, missä määrin viranomaiset ovat huomioineet asiakasnäkökulmaa yritystoiminnan aloittamiseen kytkeytyvien digitaalisten palveluiden kehittämisessä. Tarkastus painottui erityisesti työ- ja elinkeinoministeriön ja valtiovarainministeriön hallinnonaloille. Lisäksi tietoa kerättiin pääkaupunkiseudun kunnista (Helsinki, Espoo, Järvenpää).
Uusille yrittäjille on tarjolla paljon tietoa ja myös henkilökohtaista tukea. Yrityksen perustamista harkitseville tarkoitettua tietoa on koottu Suomi.fi/yritykselle-sivustolle. Sivusto ei kuitenkaan ole tällä hetkellä vielä niin toimiva, että se todella tarjoaisi ns. ”yhden luukun palvelua”. Suomi.fi/yritykselle-sivuston rooli erityisesti tietosisällön suhteen ei ole selkeä, koska ajantasaisin ja kattavin tieto löytyy varmimmin viranomaisten omista palveluista.
Asiakasnäkökulma tunnistetaan virastoissa tärkeäksi lähtökohdaksi, mutta sen soveltaminen palvelujen kehittämisessä vaihtelee. Asiakkaita on toisaalla otettu mukaan palvelujen kehittämiseen esimerkiksi palvelumuotoilun keinoin, kun taas toisaalla asiakasnäkökulma on rajoittunut satunnaiseen palautteen keruuseen.
”Viranomaisten työprosessien digitalisointiasteessa on suuria eroja. Joissain toiminnoissa – esimerkiksi yrityksen rekisteröinnissä Verohallintoon – digitalisointi on edennyt varsin pitkälle: käsiteltävät aineistot ovat sähköisiä ja prosessin kehittäminen keskittyy työvaiheiden automatisointiin. Toisaalta joihinkin prosesseihin sisältyy edelleen manuaalista tietojen kirjaamista. Esimerkiksi anniskeluluvan hakeminen uudelle ravintolalle tapahtuu paperimuodossa”, VTV:n johtava tuloksellisuustarkastaja Toni Äikäs kertoo.
Viranomaisilla on suunnitelmia palveluidensa kehittämiseksi, ja niissä digitalisaatio on keskeisessä roolissa. Jatkossa lainsäädäntö velvoittaa viranomaiset tarjoamaan digitaalisia palveluja. Vastaavasti elinkeinonharjoittajille suunnitellaan velvoitetta käyttää digitaalista asiointikanavaa. Nämä velvoitteet edellyttävät viranomaisilta entistä parempaa yhteistyötä ja yhteentoimivia palveluita.
”Tekemämme kyselyn mukaan viranomaiset näkevät omat edellytyksensä digitalisaation kehittämiselle varsin hyviksi. Keskitetyissä digitalisaation tukipalveluissa ja ohjauksessa nähdään kuitenkin kehittämistarpeita. Tukipalveluiden tulee vastata paremmin asiakasvirastojen tarpeisiin. Ohjauksella ja investointirahoituksella tulisi varmistaa, että kokonaisuus kehittyy haluttuun suuntaan”, Äikäs sanoo.
Valtion rooli julkisten digitaalisten palvelujen kehityksen rahoittajana on merkittävä. Viimeisten kymmenen vuoden aikana palvelujen digitalisointiin on käytetty valtion erillisrahoitusta vähintään 50 miljoonaa euroa vuodessa.
VTV:n tuore tarkastus on osa laajempaa pohjoismaista tarkastuskokonaisuutta, josta julkaistaan tiivistelmä myöhemmin, kun muiden maiden tarkastukset ovat valmistuneet.
Tutustu julkaisuun: Digitalisaation hyödyntäminen yritystoiminnan käynnistämiseen liittyvissä viranomaisprosesseissa
Lisää VTV:n tarkastuksia ja tietoa hyvästä hallinnosta: VTV.fi
Lisätietoja
