Hallinnossa tuotetun asiakirja-aineiston sähköinen arkistointi ei ole lukuisista kehittämistoimista huolimatta edennyt riittävän nopeasti. Yhteinen näkemys sähköisen arkistoinnin edistämiskeinoista puuttuu.
Valtionhallinnon tavoitteena on jo pitkään ollut sähköiseen arkistointiin siirtyminen. Tietoa ja asiakirjoja tuotetaan ja käsitellään sähköisesti, mutta arkistointia varten ne yleensä edelleen tulostetaan paperimuotoon. Sähköisenä syntynyt, mutta paperisena arkistoitu aineisto saatetaan myöhemmin digitoida uudelleen sähköiseen muotoon saatavuuden helpottamiseksi, jolloin sama työ tehdään useaan kertaan. Valtaosa valtionhallinnon asiakirjoista on ollut olemassa sähköisessä muodossa jo neljännesvuosisadan, joten tilannetta voidaan pitää huolestuttavana.
Paperimuotoinen arkistointi tulee pitkällä tähtäimellä monin verroin sähköistä arkistointia kalliimmaksi. Tietopalvelu olisi huomattavasti tehokkaammin järjestettävissä sähköisistä arkistoista kuin paperiarkistoista. Suuri osa arkistolaitoksen työstä kohdistuu tällä hetkellä paperiaineiston säilyttämiseen ja käsittelyyn. Paperimuotoisena olevaa aineistoa siirtyy arkistolaitokseen keskimäärin 5000 hyllymetriä vuodessa, ja tilanne tulee jatkumaan vielä vuosikymmeniä. Lisäksi jatkuvasti kasvavan paperimuotoisen aineiston vaatimista arkistokelpoisista tiloista aiheutuu valtiolle kustannuksia.
Sähköisen arkistoinnin ja asianhallinnan kehitystyöstä puuttuu kokonaisvaltainen ja kokonaistaloudellinen ote. Tehottomuuteen ovat osaltaan vaikuttaneet epäselvät ohjausvastuut ja toimijoiden toisistaan eroavat näkemykset. Arkistointia ohjaavien tahojen, eli arkistolaitoksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön, sekä tietohallintoa ohjaavan valtiovarainministeriön tavoitteet sähköisen arkistoinnin edistämiseksi ovat yleisellä tasolla yhdensuuntaisia, mutta painotukset ja käytetyt keinot eroavat. Hyötyjen ja kustannusten tarkastelu on ollut kapeaa ja kunkin omista lähtökohdista kumpuavaa. Osapuolet ovat tehneet yhteistyötä erilaisissa työryhmissä, mutta tuloksia on saatu aikaan vähän.
Viranomaisten on kiinnitettävä huomiota paperiaineistojen voimakkaasti kasvavaan määrään ja etsittävä yhdessä keinoja sähköisen arkistoinnin kasvattamiseksi. Sähköisen arkistoinnin edistymiselle on määriteltävä tavoitteet, mittarit ja seurantamuodot. Eri toimijoiden vastuut tulee määritellä selkeästi arkistolain uudistuksen yhteydessä.
Lisätietoja
