Organisering av verksamheten för att stöda beslutsfattandet vid totalreformen av statens forskningsinstitut och forskningsfinansiering

Sammanfattning

Föremål för föreliggande utredning var statsrådets principbeslut av 5 september 2013 om en totalreform av statens forskningsinstitut och forskningsfinansiering. Genom principbeslutet inrättades två nya finansieringsformer, dels genom ett finansiellt instrument för strategisk forskning som samordnas av Rådet för strategisk forskning, dels genom statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet, som samordnas av Statsrådets kansli. För totalreformen fastställdes bland annat följande mål:

• Stärka mångvetenskaplig och högklassig forskning som är relevant för samhället.

• Samla och anvisa en andel av forskningsfinansieringen genom öppen forskningsfinansiering i syfte att stärka relevant och mångvetenskaplig forskning som utgår från efterfrågan. Avsikten är att finansiera probleminriktad och långsiktig forskning i programform i syfte att finna lösningar på utmaningarna i samhället.

• Stärka den forsknings- och utredningsverksamhet som stöder statsrådets och ministeriernas beslutsfattande genom att man samlar forskningsfinansiering som används i enlighet med statsrådets riktlinjer.

• Fördjupa samarbetet mellan forskningsinstituten och högskolorna.

• Effektivisera forskningsverksamheten och förbättra forskningens relevans genom att man frigör resurser från de fasta strukturerna och från forskningens stödtjänster.

Föremål för utredningen var administrationen och genomförandet av de ovannämnda finansieringsformerna samt de processer som statsrådet och ministerierna har infört för att kunna tillgodogöra sig projektetens resultat som beslutsunderlag och vid lagberedning. Dessutom utreddes åsikterna hos ministeriernas högsta ledning gällande totalreformens effekter på forskningsinstitutens forsknings- och sakkunnigverksamhet.

Finansieringen genom rådet för strategisk forskning har ändamålsenlig organisation och administration som är i linje med principbeslutet

Utredningen visar att finansieringen för strategisk forskning har organiserats i enlighet med de riktlinjer som fastställs i statsrådets principbeslut om totalreformen. Den öppna och inkluderande planeringsprocessen för denna finansieringsform samt interaktionsplanerna som ska ingå i ansökan stärker såväl de mångvetenskapliga aspekterna som forskningsfinansieringens samhälleliga relevans och användbarhet. Dessutom har man introducerat effektrapportering som en ny metod för att främja uppföljningen och användningen av resultaten. Eftersom projekten är långvariga stärker rapporteringen av effekterna och framstegen forskningens effekter redan under projektet. Dessutom är de nyttiga metoder för bedömningen av projektens tillämplighet. Än så länge är det inte möjligt att göra en konsekvensbedömning av resultaten eftersom de första projekten med strategisk forskningsfinansiering avslutas 2019.

År 2016 var bevillningsfullmakten för strategisk forskningsfinansiering 55,6 miljoner euro. Administrationen av finansieringen krävde cirka tio årsverken och omkostnaderna uppgick till 758 000 euro.

Finansieringen genom statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet är i linje med principbeslutet men processerna och förfarandena bör göras smidigare

Enligt utredningen har också finansieringen genom statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet organiserats i enlighet med de riktlinjer som fastställs i principbeslutet om totalreformen. Trots att utredningen inte tar ställning till konsekvenserna för enskilda projekt kan man utifrån materialet dra slutsatsen att det genom finansieringsformen är möjligt att skapa underlag för lagberedning och beslut i statsrådet och ministerierna. Statsrådet och ministerierna följer upp projekten, men sätten att göra det varierar. För att förbättra förutsättningarna för effektivt utnyttjande av projekten har man tagit fram nyttjande- och kommunikationsplaner. Finansieringen genom statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet ska riktas in på forskning som är förvaltningsövergripande och som stöder beslutsfattandet eller regeringsprogrammets genomförande. Målen för finansieringen kan i vissa fall uppnås bättre om finansieringen fokuseras på mer övergripande och välplanerade helheter med tydlig målsättning.

Trots att både Statsrådets kansli och ministerierna har utvecklat sina procedurer för denna finansieringsform är det fråga om en administrationsintensiv finansieringsform som kräver mycket manuellt arbete. Detta kan fördröja framtagningen och utnyttjandet av relevant och aktuell forskning. Ett elektroniskt projekthanteringsverktyg skulle minska det administrativa arbetet i anknytning till beredning, genomförande och uppföljning av finansieringsformen och göra processerna smidigare.

Finansieringsformen har beviljats ett treårigt reservationsanslag som uppgick till 10,4 miljoner euro 2016. Administrationen krävde cirka fem årsverken och omkostnaderna uppgick till 640 000 euro.

En stor del av finansieringen genom de två finansieringsformerna riktas till projektgenomförarnas indirekta kostnader

Både finansieringen för strategisk forskning och finansieringen genom statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet är finansiering till fullt belopp enligt totalkostnadsmodellen, vilket innebär att projektgenomförarna inte behöver ha någon egen finansiering. I detta avseende avviker dessa finansieringsformer från den övriga forskningsfinansieringen. Utredningen visade att över en tredjedel av den totala finansieringen av projekt under de två finansieringsformerna riktas till projektgenomförarnas allmänna kostnader. Den organisation som genomför forskningen räknar ut de totala kostnaderna för projekten genom att tillämpa en koefficient för allmänna kostnader. Beroende på räknemetod kan koefficienten också innehålla kostnader som hänför sig till organisationens övriga verksamhet, som stödfunktioner och infrastruktur för forskning. Den förorsakarprincip som hör till totalkostnadsmodellen realiseras inte alltid i projekten.

Finlands Akademi och Statsrådets kansli följer upp de allmänna kostnadernas sammansättning i de projekt som de finansierar. I projekt där de allmänna kostnadernas andel är synnerligen stor bör finansiärerna kontrollera att de allmänna kostnaderna har räknats rätt. De som beviljar finansiering bör också överväga en ombedömning av resurserna för beredning och ansökning av finansieringen.

Totalreformens konsekvenser för forskningsinstitutens verksamhetsbetingelser kan inte bedömas separat från andra samtidiga åtgärders konsekvenser

Konsekvenserna av totalreformen av statens forskningsinstitut och forskningsfinansiering för forskningsinstituten måste bedömas i kontexten av andra samtidiga åtgärders konsekvenser. Utredningen visade att samarbetet mellan forskningsinstituten redan har överträffat de mål som fastställts i principbeslutet. De flesta forskningsinstitut har gått med i den avtalsbaserade sammanslutningen Tulanet som inledde sin verksamhet i början av 2018.

Revisionsverkets utvecklingsförslag

1. Statsrådets kansli ska utreda möjligheterna att införa ett elektroniskt projekthanteringssystem för att minska den administrativa bördan och försnabba processen för finansieringen genom statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet. Dessutom ska procedurerna och processerna för denna finansieringsform överlag göras tydligare och enklare.

2. Finlands Akademi och Statsrådets kansli ska dessutom kräva att de organisationer som ansöker som finansiering från respektive finansieringsform ska redogöra för hur de räknar ut de verifierbara koefficienterna för allmänna kostnader. Finlands Akademi och Statsrådets kansli ska också ge akt på sådana uppgifter från de ansökande organisationerna där koefficienterna för allmänna kostnader är exceptionellt höga. Finansiärerna ska likaså följa upp de allmänna kostnadernas andel av de totala kostnaderna och regelbundet rapportera om uppföljningen.

3. Finlands Akademi och Statsrådets kansli ska utvärdera och följa upp utvecklingen av resurserna för beredning av finansieringsformerna och genomförande av projektprocessen. Utvärderingen och uppföljningen ska ske på ett ändamålsenligt sätt med hänsyn till de resurser som ministerierna har anvisat för statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet samt av resurserna för planering och ansökning av projektfinansiering för strategisk forskning.