Julkisista hankinnoista puhutaan paljon, mutta ei kielenhuollon näkökulmasta. Syytä kuitenkin olisi, koska hankinta-asiakirjojen kirjoittaminen ja tulkitseminen on haastavaa ja johtaa aika ajoin raastupaan.
Kieli on hankintoja kilpailutettaessa sekä palvelun ostajan että tarjoajan tärkeimpiä työvälineitä. Jos sitä ei osata käyttää tai sen merkitystä hankinnan onnistumiselle ei ymmärretä, saatetaan päätyä tilanteeseen, jossa sopimusta synnytetään ja synnytetään eikä sitä sen viimein synnyttyä rakasta kukaan.
Tällaisia tilanteita pitäisi ehkäistä ennalta kiinnittämällä ajoissa huomiota asiakirjojen kielenkäyttöön. Turhat tulkinnanvaraisuudet tulisi karsia. Innovatiivinen kielenkäyttö ei paljon lämmitä, jos se on omiaan aiheuttamaan monitulkintaisuutta, josta seuraa väärinymmärryksiä.
Happoradion kappaleen Puhu äänellä jonka kuulen kertosäe on erinomainen korvamato kilpailutusten parissa painiville. Ensinnäkin kappale kokonaisuudessaan muistuttaa siitä, että kilpailutuksissa on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta, jonka tavoitteena on muodostaa onnistunut asiakassuhde. Toiseksi kappaleen kertosäe auttaa pitämään mielessä, mikä hankinta-asiakirjojen kielenkäytössä voi mutta ei saa mennä pieleen.
Puhu sanoilla jotka ymmärrän, runoilla jotka käsitän
Osallistuin taannoin erääseen kilpailutukseen. Hioimme tarjouspyynnön palvelukuvausta pitkään, mutta tarjouksia lukiessamme havaitsimme kuitenkin jättäneemme siihen pieniä kirjallisia kompastuskiviä. Palveluntarjoajat olivat tulkinneet yhden ilmaisumme vaihtelevasti. Huomasimme monitulkintaisuuden liian myöhään, ja yksi valintakriteereistämme – onneksi ei kilpailutuksen kannalta kovin merkittävä – vesittyi.
Erilaisten tulkintamahdollisuuksien havaitsemiseksi tarjouspyyntöä tekevien kannattaisikin käydä kirjoittamiaan asiakirjoja läpi keskustellen. Jos jo oma kollega ymmärtää ilmaisuja eri tavoin, pitäisi niitä viilata, kunnes välittyvästä merkityksestä ollaan mahdollisimman yksimielisiä.
Sinuun tarvii tekstityksen, kertojan kaikkitietävän
Julkisen sektorin hankintapäätöksissä tukeudutaan tiukasti hankinta-asiakirjoihin. Vaikka hankkijalla olisikin omakohtaista kokemusta tai tietoa palveluntarjoajasta, sitä ei yleensä saa hyödyntää. Jos tarjoaja käy esittelemässä palveluaan suullisesti, tapaamisessa luvatulla ei ole mitään väliä, jollei samaa luvata tarjouksessa kirjallisesti.
Kollegani harmittelikin taannoin tapausta, jossa erinomaiseksi tunnettu palveluntarjoaja ei tarjousta tehdessään ollut onnistunut kirjallisessa ilmaisussaan ja jäi siksi nuolemaan näppejään. Itse taas harmittelin toisessa tapauksessa tarjouksen muotoilua. Jos tarjousta ei esitetä selkeästi, voi olla vaikeaa saada selkoa siitä, täyttääkö se tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.
Huolimaton tai puutteellinen kirjallinen ilmaisu on siis kohtalokasta niin palveluntarjoajalle kuin ostajallekin. Hiljainen tieto pitää kielentää, ja se pitää kielentää onnistuneesti. Kun tarjouspyyntöjä ja tarjouksia muotoillaan, substanssiasiantuntijoiden lisäksi apua on kielenkäytön asiantuntijoista.
Puhu äänellä, jonka kuulen
Kertosäkeen loppu Puhu äänellä, jonka kuulen muistuttaa meitä vielä siitä, että julkisen sektorin hankintojen tulee perustua avoimuuteen, oli kyseessä sitten kansalliset kynnysarvot ylittävä tai alittava hankinta. Ostajan on kohdeltava palveluntarjoajia yhdenmukaisesti. Jotta se olisi mahdollista, on hankintaprosessin kaikkien osapuolten kiinnitettävä huomiota kielenkäyttöönsä.
Kun ostaja kuvaa haluamansa palvelun yksiselitteisesti, hän saa, mitä haluaa eikä mitä hänen kuvitellaan haluavan. Kun tarjoaja kuvaa palvelunsa yksiselitteisesti ja kattavasti, ostaja tekee päätöksensä todellisen tiedon eikä oletusten varassa. Selkeä kielenkäyttö edesauttaa hankintojen onnistumista.
Kirjoittaja: Elina Keckman