Tiedolla johtamisen merkitys organisaatioiden onnistumisessa tunnistetaan laajasti, ja sen keskiössä on hyvin toimiva raportointi. VTV:ssa johdon raportointia on kehitetty vuosina 2023–2025, ja nyt johdolla on käytössään kattavat näkymät toiminnalle asetettujen tavoitteiden toteutumiseen, talouteen, henkilöstöön, projekteihin, kustannuksiin, työaikoihin ja työhyvinvointiin.
Kirjoittaja
Johdon raportoinnin kehittämistyön aluksi selvitimme ja priorisoimme erilaisia arjen tietotarpeita johtamistyössä. Viraston johdolla oli hyvä käsitys tiedolla johtamisen merkityksestä ja sen edellytyksistä. Johto piti tärkeänä, että raportoinnissa keskitytään seuraamaan viraston tavoitteiden toteutumista.
Viraston strategiassa on asetettu pitkän aikavälin tavoitteet, joiden toteutumista luonnollisesti halutaan johtaa tietäen, mihin suuntaan olemme menossa. Strategiset tavoitteet on purettu toiminta- ja taloussuunnitelmassa vaikuttavuus- ja tulostavoitteiksi ja edelleen tunnuslukutavoitteiksi. Lisäksi on yksiköiden ja ryhmien suunnitelmat sekä henkilökohtaiset tavoitteet, joiden toteutumista tulisi seurata.
Kehittämistyössä lähtökohtana oli, että johto saa käyttöönsä mahdollisimman ajantasaista tietoa, ja että koko johdolla olisi yhteneväiset tiedot käytössään. Tarvittavan tiedon tulisi olla johdon käytettävissä riittävän ajoissa, jotta asioihin olisi vielä mahdollista vaikuttaa.
Johdon raportoinnin rakentamisessa ja ylläpidossa yhteistyökumppaninamme toimii Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, jonka ylläpitämiä valtion yhteisiä tietojärjestelmiä hyödynnämme. Automaation avulla saamme tiedot käyttöömme tehokkaasti, ja virheriski on pienempi verrattuna manuaaliseen raportointiin. Tiedot saadaan raportoitua johdollemme tiedon sisällön mukaan päivittäin, kuukausittain, kvartaaleittain tai vuosittain.
Lisää tehokkuutta
Yksi strategiamme mahdollistajista on digitalisaatio, jota johdon raportoinnilla pyritään edistämään. Toinen keskeinen tavoite on lisätä toiminnan tehokkuutta. Valtion yhteisistä tietojärjestelmistä saatua tietoa yhdistellään viraston järjestelmien tietoihin, ja näin pystytään rakentamaan toivottuja tietosisältöjä raportointiin. Raportointi päivittyy pääosin automaattisesti ja Palkeet huolehtii tietojen oikeellisuudesta.
Raportoinnin rakentaminen ei ole ilmaista, mutta siitä saatavat hyödyt jakaantuvat usealle vuodelle. Taustalle luodut liittymät mahdollistavat raportoinnin. Raportoinnin avulla säästetään vuositasolla kymmeniä tunteja manuaalista työtä ja samaan aikaan pienennetään inhimillisten virheiden määrää. Tietysti käyttöoikeuksien hallintaan sekä tietojen tarkistuksiin edelleen kuluu jonkin verran aikaa myös meillä virastossa, mutta työmäärää ei voi edes verrata entiseen manuaalisen raportoinnin päivittämiseen kvartaaleittain.
Raportoinnin taustalla käyttäjäymmärrys
Pelkkä saatavilla oleva tieto ei yksinään tuota johdolle lisäarvoa tai edistä toiminnan tuloksellisuutta, vaan tiedon tulee kytkeytyä vahvasti viraston tavoitteisiin. Olemmekin tuottaneet johdolle yhden raportointinäkymän ainoastaan keskittyen viraston tavoitteisiin sekä niiden toteutumiin viime vuosilta.
Tietoa pitää osata tarjoilla selkeällä tavalla, sen pitää olla ajankohtaista ja tietoa pitää osata hyödyntää oikea-aikaisesti johtamisessa. Tietotarpeiden määrittely ja käyttäjäymmärryksen rakentaminen ovat tärkeitä vaiheita raportoinnin kehittämisessä, jotta raportoinnista voidaan rakentaa käyttäjän toiveita vastaava kokonaisuus. Kun raportointi koetaan hyödylliseksi ja toimivaksi, sitä myös käytetään. Jatkuvaa palautteen pyytämistä ei kannata kuitenkaan unohtaa. Tietotarpeet elävät ja muuttuvat ajassa, joten raportointia on kehitettävä jatkuvasti.
Yhteistyössä on voimaa
Yhteistyö johdon raportoinnin kehittämisessä on sujunut kitkatta Palkeiden asiantuntijoiden kanssa. Tietysti kehittämiseen liittyy aina joitakin yllätyksellisiä hetkiä, mutta niistäkin on saatu Palkeista aina hyvin tietoa ja on pysytty selvillä tilanteen kehittymisestä. Palkeilla on osaamista ja näkemystä siitä, miten raportointia rakennetaan ja mitä asioita kehittämisessä kannattaa huomioida. Heillä on lisäksi myös laajasti tietoa siitä, miten johdon raportointia on järjestetty muualla.
Strategisten tavoitteiden edistäminen ja niiden toteutumisen seuranta on Palkeiden puolelta ollut myös selvä tavoite rakennettavalle raportoinnille. Olemme yhdessä Palkeiden kanssa tuoneet eri foorumeilla esiin yhteistyömme onnistumista ja pyrkineet siten alentamaan muiden organisaatioiden kynnystä rakentaa johdon raportointia ja edistää tiedolla johtamisen edellytyksiä.