Tietojärjestelmän tilaaja voi olla sitoutunut tietyn toimittajan teknologiaan, mikä saattaa rajoittaa mahdollisuuksia hyödyntää hankittua teknologiaa, ratkaisua tai palvelua muun kuin alkuperäisen toimittajan kanssa. Toimittajariippuvuus ei kuitenkaan aina ole kielteinen asia. Sen välttämiseksi on myös olemassa keinoja.
Kirjoittaja
Matti Vedenkannas
Johtava lainsäädäntöasiantuntija, OTT, VT
Tarkastus
Toimittajariippuvuudella tarkoitetaan sitoutumista tietyn toimittajan teknologiaan. Usein puhutaan myös toimittajaloukusta (vendor lock-in, toimittajalukko tai toimittajalukkiutuminen). Tällöin tilaajan mahdollisuus hyödyntää hankittua teknologiaa, ratkaisua tai palvelua muun kuin alkuperäisen toimittajan kanssa on rajoittunut.
Oikeudellinen toimittajariippuvuus on seurausta sopimuksen sisällöstä, esimerkiksi toimittajan itsellään pidättämistä immateriaalioikeuksista. Riippuvuus voi aiheutua myös teknisistä tai taloudellisista syistä, joiden vuoksi tietojärjestelmä ei ole yhteensopiva muiden toimittajien järjestelmien kanssa tai vanhasta toimittajasta irtautumisen kustannukset ovat korkeat.
VTV on selvittänyt aihetta äskettäin julkaistussa tarkastuksessaan Vanhat tietojärjestelmät.
Toimittajariippuvuus voi perustua sopimusmääräyksiin tai tosiasialliseen riippuvuuteen
Vanhoissa tietojärjestelmissä (perinnejärjestelmä, legacy system) tilaajalle syntyy helposti riippuvuus toimittajasta. Vanhoissa sopimuksissa immateriaalioikeudet saattavat jakaantua tilaajalle epäedullisella tavalla. Toimittajalla voi esimerkiksi olla velvollisuus luovuttaa järjestelmän lähdekoodi tilaajalle vasta ylläpitosopimuksen päättymisen jälkeen. Käytännössä tällainen sopimusmääräys voi estää riittävien tietojen antamisen tarjoajille, mikä tekee tietojärjestelmään liittyvien palveluiden kilpailuttamisesta vaikeaa. Tällaisia epäedullisia ehtoja on saatettu käyttää, koska vuosituhannen vaihteessa ajateltiin, että alkuperäinen toimittaja vastaa tietojärjestelmäsopimuksesta sen koko elinkaaren ajan.
Vanhoissa järjestelmissä riippuvuus voi perustua myös teknisiin tai taloudellisiin syihin. Pitkäaikainen yhteistyösuhde synnyttää helposti tilanteen, jossa vanhasta toimittajasta irtaantuminen on tosiasiallisesti vaikeaa ja kallista.
Vanhat tietojärjestelmät samoin kuin toimittajariippuvuus nähdään usein kielteisinä asioina. Perinnejärjestelmien katsotaan monesti olevan toiminnan kannalta kriittisiä joustamattomia tietojärjestelmiä, joiden ylläpitokulut ovat korkeat ja tietoturvan jatkuvuus rajallinen. Toimittajariippuvuus puolestaan nähdään tavallisesti riskiksi, joka voi aiheuttaa tilaajalle kasvavia kustannuksia ja samalla rajoittaa kilpailua markkinoilla.
Käytännössä asia ei kuitenkaan ole aivan näin yksioikoinen eikä pitkään käytössä ollut tietojärjestelmä välttämättä ole negatiivinen asia. Pitkä elinkaari saattaa kertoa myös onnistuneesta suunnittelusta sekä pitkäjänteisestä ylläpidosta ja kehittämisestä eli järjestelmän onnistuneesta elinkaaren hallinnasta. Vastaavasti tietyissä tilanteissa riippuvuus yhdestä toimittajasta voi olla myös myönteinen asia. On esimerkiksi mahdollista, että kokeneen toimittajan prosessien tuntemus helpottaa järjestelmän ylläpitoa.
Myös uudet SaaS-palvelut saattavat aiheuttaa toimittajariippuvuuden
Toimittajariippuvuus ei ole pelkästään vanhoihin tietojärjestelmiin liittyvä riski. Riippuvuuden mahdollisuus on otettava huomioon myös, kun suunnitellaan uusia järjestelmiä. Toimittajariippuvuuden riski voi liittyä myös uusiin sopimusmalleihin.
Viime vuosina yleistyneissä SaaS-palveluissa (Software as a Service) palvelu on kokonaan toimittajan hallussa, ja niistä irtautuminen saattaa olla vaikeaa. Toimittajariippuvuuden riskin vastapainoksi nämä palvelut tarjoavat usein myös etuja, sillä SaaS-palvelut ovat valmisratkaisuja. Jos tilaajan tavoitteita ja tarpeita vastaava ratkaisu on saatavissa markkinoilta, tällaisten palveluiden käyttämisestä on mahdollista saada tehokkuushyötyjä.
Toimittajariippuvuuden riskejä voidaan rajoittaa
Tilaaja voi omalla toiminnallaan aktiivisesti vähentää toimittajariippuvuuteen ajautumisen riskiä. Tähän on olemassa monia eri keinoja (hyviä toimintamalleja), jotka voivat liittyä hankinnan suunnitteluun, tarjouskilpailun toteuttamiseen sekä hankintasopimuksen sisältöön.
Tietojärjestelmän toimiva kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu parantaa järjestelmien yhteentoimivuutta ja vähentää toimittajariippuvuuden riskiä. Myös monitoimittajamalli voi olla keino vähentää riippuvuutta yhdestä toimittajasta.
Hankintayksikkö ei välttämättä pysty määrittämään hankinnan kohdetta siten, että se vastaa tarvetta riittävän tarkasti. Tässä tapauksessa voi olla tarkoituksenmukaista käyttää avoimen hankintamenettelyn sijaan neuvottelumenettelyä tai kilpailullista neuvottelumenettelyä.
Riippuvuus yhdestä toimittajasta voi perustua myös kilpailun puutteeseen. Liian tiukat tekniset vaatimukset rajaavat usein tarjousten määrää. Eräs mahdollisuus ehkäistä tällaisen tilanteen syntymistä on se, että kohteen tarkan kuvauksen sijaan tarjouspyynnössä määritetään hankintayksikön tavoitteet, jolloin tarjoajille jää mahdollisuus valita kohteeseen parhaiten soveltuva toteutustapa. Tällaisella tavoitelähtöisellä hankinnan kohteen kuvauksella – jossa toimittajien käsiä ei sidota – voidaan paitsi edistää kilpailua, myös mahdollistaa uudenlaisten ratkaisujen tarjoaminen.
Sopimusmääräyksillä voidaan vähentää toimittajariippuvuuden riskiä. Immateriaalioikeudet voidaan määrittää siten, että tilaajalla on mahdollisuus hyödyntää järjestelmää. Eräs mahdollisuus on toteuttaa järjestelmä avoimeen lähdekoodiin perustuen, jolloin käyttäjällä on mahdollisuus tutustua ohjelman lähdekoodiin ja muokata sitä omien tarpeidensa mukaisesti. Toimittajariippuvuuden riskiä voidaan vähentää myös toimittajan avustamisvelvollisuutta koskevilla sopimusehdoilla, joissa toimittaja velvoitetaan auttamaan tilaajaa toimittajan vaihtamisessa. Avustamisvelvollisuus on määritelty myös julkisen hallinnon yleisissä sopimusehdoissa (JIT 2015).
