Kanteluiden käsittelyprosessin kehittäminen ja digitalisointi on nykyisin yksi aluehallintovirastojen viidestä kärkihankkeesta, ja siihen on varattu 2,4 miljoonaa euroa vuosiksi 2020–2023. Tuottavuuden ja taloudellisuuden tunnuslukujen vertailukelpoisuutta aluehallintovirastoissa on parannettu merkittävästi.
Valtiontalouden tarkastusvirasto on tehnyt jälkiseurannan Kanteluiden käsittelyn kustannustehokkuus (AVIt) -tarkastuksesta (20/2016). Jälkiseurantaraportissa selvitetään, mihin toimiin tarkastuskertomuksessa annettujen suositusten ja muiden kannanottojen johdosta on ryhdytty.
Tarkastuksen kohteena olivat aluehallintovirastoihin tehtyjen kanteluiden käsittelyn tuottavuutta ja taloudellisuutta kuvaavat tunnusluvut ja niiden käyttö johtamisessa. Lisäksi arvioitiin toimenpiteitä, joita aluehallintovirastoissa oli tehty kanteluiden käsittelyn tehostamiseksi. Tarkastuksen perusteella voitiin todeta, että kanteluiden käsittelyn tuottavuutta ja taloudellisuutta kuvaavat tunnusluvut olivat melko luotettavia ja vertailukelpoisia, mutta niitä ei juurikaan käytetty johtamisen välineinä. Kantelujen käsittelyn sähköistäminen ei ollut myöskään edennyt suunnitellusti.
Jälkiseurannassa havaittiin, että kanteluita ei käsitellä vielä kaikilta osin sähköisesti. Aluehallintovirastojen vuosien 2016–2019 toimintaa arvioitaessa on kuitenkin hyvä huomioida, että pääosa niiden kehittämisestä suuntautui kyseisinä vuosina laajan uudelleenorganisoinnin valmisteluun; suunnitteilla oli, että aluehallintovirastojen tehtävät olisi yhdistetty osaksi uutta Valtion lupa- ja valvontavirastoa. Nyttemmin aluehallintovirastojen tulossopimukseen on määritelty ensisijaiset kärkihankkeet, joista yksi on Kanteluiden käsittelyprosessin kehittäminen ja digitalisointi. Hankkeeseen on varattu aluehallintovirastojen toimintamenokehyksissä 2,4 miljoonaa euroa vuosiksi 2020–2023.
Jälkiseurannassa havaittiin, että tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden raportoinnissa on siirrytty valtakunnalliseen malliin, jossa vastuualueet analysoivat toimintaansa valtakunnallisesti ja vain suurimmista poikkeamista raportoidaan virastokohtaisesti. Tiedolla johtamisen tueksi ja työvälineeksi on otettu käyttöön loppuvuodesta 2017 sähköinen raportointi- ja seurantajärjestelmä Tableau, jolla raportointia on saatu tehostettua.
Jälkiseurannassa saadun selvityksen mukaan aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut (HAKE) on järjestänyt syksyllä 2018 ja keväällä 2019 työpajoja kirjaamistapojen yhtenäistämisestä. Huomiota on kiinnitetty sekä kantelujen vireille tulon että työajan seurannan kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaisuuteen. Selvityksen mukaan kantelujen käsittelyprosessin kehittämisellä ja digitalisoinnilla tavoitellaan valtakunnallisesti yhtenäisiä käsittelyprosesseja ja kanteluratkaisuja sekä sujuvampaa kanteluasiointia.