Jälkiseurantaraportti: Sähköisen arkistoinnin edistäminen

Valtiontalouden tarkastusvirasto on tehnyt jälkiseurannan Sähköisen arkistoinnin edistäminen -tarkastuksesta (10/2014). Jälkiseurantaraportissa selvitetään, mihin toimiin tarkastuskertomuksessa annettujen suositusten ja muiden kannanottojen johdosta on ryhdytty.

Yhteenveto ja jatkotoimet

Tarkastuksessa (11/2014 Sähköisen arkistoinnin edistäminen) todettiin yleishavaintona, että hallinnossa syntyvän asiakirjallisen tietoaineiston sähköinen arkistointi ei ollut useista kehittämistoimista huolimatta päässyt vielä kunnolla vauhtiin. Tarkastuksen kannanotoissa kiinnitettiin huomiota paperiaineistojen määrän voimakkaaseen kasvuun, edellytettiin yhteistä näkemystä tavoitteista ja keinoista sähköisen arkistoinnin edistämiseksi sekä edellytettiin sopimista vastuista ja työnjaosta toimijoiden kesken.

Selkeää kuvaa asioiden edistymisestä ei voida monien toisiinsa liittyvien asioiden keskeneräisyyden vuoksi muodostaa. Kuitenkin tarkastuksen kannanottojen ja suositusten suuntaista kehitystä on tapahtunut.

Jälkiseurannan keskeinen havainto on, että edelleenkään sähköisen arkistoinnin edistämisessä ei ole edistytty kovin ripeästi. Merkittävä askel sähköisen arkistoinnin edistämiseksi otettiin kuitenkin kesäkuussa 2017, kun valtioneuvosto teki periaatepäätöksen asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä. Periaatepäätöksen kuusi kohtaa vievät toteutuessaan Suomen julkishallinnon digitalisointia merkittävästi eteenpäin. Monet sähköiseen arkistointiin kytkeytyvät merkittävät ratkaisut ovat auki, kuten tiedonhallintalain linjaukset sekä etenkin sote- ja maakuntauudistus ja näihin liittyvät tietojärjestelmäratkaisut.

Kun otetaan huomioon valtioneuvoston kesäkuussa 2017 tekemä periaatepäätös ja muut edellä mainitut toimenpiteet sähköisen arkistoinnin edistämiseksi, voidaan todeta, ettei jälkiseurantaa ole tarpeen jatkaa. Tarkastusvirasto jatkaa asian seurantaa osana säännöllistä perusseurantaa ja tarkastussuunnittelua.