ICT-toiminnan tietopohjan luotettavuutta tulee parantaa yhdenmukaistamalla kirjanpitomenettelyjä sekä kehittämällä kustannuslaskentaa ja mittaristoa toiminnan seuraamisen ja hallinnan välineeksi. Tulevalle palvelukeskukselle on muodostettava yhtenäinen johtamis-, suunnittelu- ja seurantajärjestelmä. Tarkastuksen tavoitteena oli selvittää, onko valtion IT-palvelukeskukset organisoitu siten, että ne toimivat tuloksellisesti.
Valtion IT-palvelukeskukset
Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisestä (valtion IT-strategia) annettiin 15.6.2006. Valtion IT-palvelukeskus (VIP) perustettiin vuoden 2009 alussa ja sen oli tarkoitus toteuttaa osaltaan valtion IT-strategiaa vastaamalla strategian mukaisten yhteisten tai yhtenäistettyjen IT-palvelujen tuotannon järjestämisestä. Tarkoituksena oli, että tavoitetilassa hallinnonalojen IT-palvelukeskukset voisivat paremmin keskittyä oman ydintoimintansa IT-järjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen.
Tarkastuksen tavoitteena oli selvittää, onko valtion IT-palvelukeskukset organisoitu siten, että ne toimivat tuloksellisesti. Tarkastuksen pääkohteena oli Valtion IT-palvelukeskus (VIP) ja sen toiminta. Tarkastuksessa selvitettiin, miten kyseisen palvelukeskuksen perustamiseen liittyvät selvitykset tehtiin ja kuinka palvelukeskuksen perustamisessa ja toiminnan ohjauksessa on kokonaisuudessaan onnistuttu. Valtion IT-palvelukeskuksen (VIP) lisäksi tarkastuksessa selvitettiin myös Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikön (AHTi), Hallinnon tietotekniikkakeskuksen (Haltik) ja Oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksen (OTTK) perustamista, toimintaa ja ohjausta.
Tarkastuksen kohteena olevien IT-palvelukeskusten perustamisen taustalla on ollut tarve keskittää perustietotekniikkaan liittyviä palveluja, joissa voitaisiin hyödyntää yhdenmukaisten toimintatapojen kautta keskittämisestä saatavia mittakaavaetuja sekä vapauttaa henkilöstöä ydintoiminnan tietojärjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen.
IT-palvelukeskukset on saatu perustettua, ja ne tuottavat niitä palveluita kuin niiden on tarkoitus tuottaa. Palvelukeskukset ovat tehneet prosessikuvauksia ja niillä on käytössään tulos- ja palvelusopimuksia.
Tarkastuksessa havaittiin, että prosessikuvauksien tekemistä ei ole millään tavoin ohjeistettu, jolloin eri IT-palvelukeskukset ovat tehneet kuvaukset omista lähtökohdistaan. Huolimatta siitä, että hallinnonalakohtaisissa IT-palvelukeskuksissa tuotetaan samoja palveluja, niiden tulos- ja palvelusopimukset ovat rakenteeltaan ja esittämistavaltaan erilaisia. Myös niiden organisaatiomuodot ja raportointikäytännöt vaihtelevat.
Valtion IT-palvelukeskusta (VIP) perustettaessa vuoden 2009 alussa siihen siirtyi pelkästään valtioneuvoston tietohallintoyksikön perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. Valtion IT-palvelukeskuksen (VIP) palveluissa on keskitytty enemmän uusien palveluiden kehittämiseen. Valtion IT-palvelukeskuksille ei ole luotu yhtenäistä tuloksellisuusmittaristoa, käytettävän ICT-käsitteistön yhdenmukaistamiseksi ei ole tehty päätöksiä, hallinnonalakohtaisten palvelukeskusten toimintatapoja ja -prosesseja ei ole pyritty yhdenmukaistamaan eikä ole myöskään luotu välineitä palvelukeskusten toiminnan vertailuun. Siten IT-palvelukeskusten toiminnan, toiminnan tehokkuuden ja taloudellisuuden arvioinnille ei ole kehittynyt tietopohjaa, jonka perusteella voitaisiin luotettavasti arvioida ja vertailla IT-palvelukeskusten tuloksellisuutta.
Tarkastusvirasto katsoo, että mikäli valtionhallinnossa pyritään parantamaan IT-palvelujen tuottamisen kustannustehokkuutta palvelujen keskittämisen kautta, on tehtävä linjaukset yhdenmukaisen ICT-käsitteistön ja yhdenmukaisten toimintaprosessien kattavasta käytöstä. ICT-toiminnan tietopohjan luotettavuutta tulee parantaa yhdenmukaistamalla kirjanpitomenettelyjä, kehittämällä kustannuslaskentaa sekä määrittämällä tuloksellisuusmittaristo ja raportointimenettelyt toiminnan seuraamisen ja hallinnan välineeksi.
Tarkastuksessa havaittiin, että valtion yhteisiksi IT-palveluiksi tarkoitettuihin kehittämisohjelmiin valittiin kaksitoista kärkihanketta. Palveluista ei tehty kattavia kustannus-hyötyanalyyseja. Hankkeiden suuri määrä huomioon ottaen voidaan todeta, että kaikkia hankkeita ei ole realistista pitää saavutettavien hyötyjen kannalta yhtä tärkeinä.
Tarkastusvirasto katsoo, että jo hankkeiden esitutkimuksissa olisi pitänyt tehdä kattavammat kustannus-hyötyanalyysit, jolloin niiden perusteella olisi voitu keskittyä ensisijaisesti niihin hankkeisiin, joiden tuottaminen valtion yhteisinä IT-palveluina olisi ollut kaikkein hyödyllisintä.
Tarkastuksessa käsiteltiin myös IT-palvelukeskusten IT-kehittämishankkeiden riskienhallintaa. Tarkastuksessa läpikäytyjen hankkeiden ongelmat liittyvät tyypillisesti hankkeiden kireisiin aikatauluihin, ohjauksen riittämättömyyteen, kustannusarvioiden epätarkkuuteen ja riskianalyysien puutteeseen tai niiden suppeuteen. Tarkastuksessa havaittiin, että hanketoteuttajana palvelukeskuksen vastuulle ja päätettäväksi on jäänyt monia sellaisia keskeisiä asioita, joista hanketta ohjaavan tahon olisi tullut esittää viimekätiset ratkaisut ja kantaa vastuu päätöksistä.
Tarkastusvirasto katsoo, että vastaisuudessa ohjaavien tahojen päätökset on kirjattava selkeästi näkyviin ohjausryhmien pöytäkirjoihin ja muihin tarvittaviin dokumentteihin. Erityisesti pitkäkestoisten hankkeiden hankesuunnitelmiin ja hankearviointeihin olisi hyvä myös kirjata erillisiä tarkastuspisteitä, jolloin olisi mahdollista suunnata hanketta tarvittaessa uudella tavalla muuttuneisiin olosuhteisiin nähden, keskeyttää hanke tai tehdä muita mahdollisia toimenpiteitä hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi.
