Jag har i tio år undertecknat bekräftelsen där statens interna kontroll och riskhantering försäkras uppfylla budgetförordningens krav. I sammanhanget har jag funderat över hur föredraganden, den som undertecknar bokslutet och hela kontrollapparaten till slut verkligen kan veta att allt är i sin ordning i bokslutet när föremålet för revisionen varit hela den väldiga statsförvaltningen.
Författare: Generaldirektör Timo Laitinen, Statskontoret
Bokslutet är en interaktiv process
Det finns faktorer utöver bokslutet och bedömningen av det som påverkar möjligheterna att dra en objektiv och sanningsenlig slutsats av informationen i bokslutet. Statskontoret ger utifrån budgetlagstiftningen föreskrifter och anvisningar till statsförvaltningens organisationer om ämbetsverkens interna redovisning och bokslut. Statskontoret upprättar statsbokslutet utifrån bokslutsenheternas sista rapporter under året. Statskontoret kan följa bokslutsenheternas ekonomi under hela räkenskapsåret genom månadsvis ackumulerade uppgifter.
Statens revisionsverk reviderar statsbokslutet och går samtidigt igenom ämbetsverkens bokslut samt hur de skött riskhanteringen och den interna kontrollen. Revisionsverket reviderar bokslut från bokslutsenheter året om och får via dessa revisioner mycket material för revideringen av statsbokslutet. Statens revisionsverks och Statskontorets experter diskuterar under årets lopp vilka åtgärder finansministeriet och Statskontoret bör vidta utifrån revisionsverkets iakttagelser under året.
Upprättandet och revisionen av statsbokslutet är inte två isolerade händelser utan en interaktiv och iterativ process som fortsätter från år till år och där parterna – ämbetsverken och servicecentret, finansministeriet och Statskontoret samt Statens revisionsverk – sparrar varandra samt utvärderar, utvecklar och vid behov justerar verksamheten.
Ämbetsverken bedömer sina förfaranden för intern kontroll och riskhantering. Statskontoret bedömer förfarandena för upprättandet av statsbokslutet. Statens revisionsverk reviderar ämbetsverkens och statens bokslut.
Statens ekonomi- och förvaltningsprocesser kulminerar i riksdagen, som av statsrådet får statsbokslutet i samband med regeringens årsberättelse och av Statens revisionsverk en årsberättelse om revisionsverkets verksamhet. Graden av interaktion som behövs för dessa berättelser är större än vad många tänker på i första taget.
Apparaten fungerar
Historien visar erfarenhetsmässigt att apparaten fungerar och att man kan lita på systemet. De senaste tio åren har det inte kommit upp några väsentliga problem kring riskhanteringen eller den interna kontrollen förutom vissa mindre iakttagelser rörande fullmakter, vilka till viss del kan bero på fullmakternas komplexitet. Ur missbrukssynpunkt är läget bra. Relativt sett går det inte att hitta en lika ren organisation som staten och dess organisationer.
Betryggande är också ekonomiförvaltningspersonalens höga etiska standard och arbetsmoral. Personalen är mycket yrkeskunnig och har en hög kompetensnivå. Deras ömsesidiga tillit, att saker sköts på överenskommet sätt och enligt tidsplanerna gör processen effektiv och smidig, vilket stärker uppfattningen att allt är som det ska.
Statskontoret har utvecklat och infört det ekonomi-, löne- och personaladministrativa Kieku-systemet i statsförvaltningens organisationer. Vikten av gemensamma spelregler kom tydligt fram när de olika systemen hos ämbetsverken samordnades vid införandet av Kieku. Integrationen lyckades rätt bra inom ekonomiförvaltningen eftersom ämbetsverken redan skött den enligt samma spelregler. Vid integrationen av personalsystemen uppstod det problem eftersom ämbetsverken hade få gemensamma förfaringssätt och föreskrifter, vilket innebar att var och en skötte personaladministrationen på det sätt de ansåg vara bäst.
I samband med att system utvecklas och gemensamma spelregler avtalas har vi på Statskontoret ofta hört ämbetsverken argumentera att “vårt verk är så annorlunda att…”. Skulle det ändå kunna vara så att vi inte är så olika i de här förvaltningsfrågorna? Det vore ju bra att göra saker på ungefär samma sätt oberoende av organisation så att hela statskoncernens effektivitet ökar.