Genom att konkurrensutsätta upphandlingar regelbundet kan den upphandlande enheten vid behov byta avtalspart för att säkra tillgången till de pris- och kvalitetsmässigt bästa tjänsterna och varorna på marknaden. Mellan myndigheter och företag kan dock också långvariga samarbetsförhållanden uppstå. Sådana avtalsförhållanden är förknippade med risker, men å andra sidan kan de också vara till fördel.
Skribent
I en färsk revision utredde vi varför staten har långvariga tjänsteupphandlingar med samma tjänsteleverantörer och vilka för- och nackdelar detta medför. Det finns många orsaker till långa samarbetsförhållanden mellan statliga upphandlingsenheter och privata aktörer.
Varför uppstår långvariga partnerskap och vilka är fördelarna med dem?
För det första kan ett upphandlingskontrakt gälla tills vidare och därmed ge möjlighet till långvarigt samarbete. En annan orsak till ett långt avtalsförhållande kan vara att den upphandlande enheten slår fast att ett tidsbundet upphandlingskontrakt ska vara långvarigt. Det tredje alternativet är att en tidigare partner vinner anbudsförfarandet flera gånger i rad och då blir samarbetsförhållandet långvarigt trots konkurrensutsättningen.
Samma tjänsteleverantör kan vinna konkurrensutsättningen till exempel därför att den genom samarbetet har inhämtat kompetens som anknyter till genomförandet av upphandlingen. På så sätt kan anbudsgivaren agera kostnadseffektivt och genomföra upphandlingen på ett högklassigt sätt.
Det är också möjligt att det inte finns någon konkurrens på marknaden, varvid en viss leverantör väljs till tjänsteleverantör upprepade gånger trots konkurrensutsättningen.
I vissa situationer kan den upphandlande enheten planera upphandlingen så att den grundar sig på ett långvarigt tidsbundet avtal. Till exempel kräver många informationssystemtjänster ofta omfattande investeringar och en lång avtalsperiod är därför befogad. Att ge över sådana tjänster till en annan tjänsteleverantör kan också orsaka betydande kostnader, funktionsstörningar och informationssäkerhetsrisker. Genom långa avtal kan man hantera de risker som är förknippade med upphandlingar.
Även det konceptskapande samt den utveckling och testning som upphandlingen kräver kan förutsätta ett långt avtalsförhållande. I ett långvarigt samarbetsförhållande känner parterna till varandras verksamhetssätt. Samarbetet mellan kunden och leverantören bygger på växelverkan och förtroende. Detta främjar i sin tur uppnåendet av målen för upphandlingen och skapar möjligheter att utveckla nya lösningar under avtalsförhållandet. Ett långt avtalsförhållande kan vara en plattform för innovationsskapande.
Vilka är riskerna vid långvariga samarbetsförhållanden?
Långa samarbetsförhållanden är inte nödvändigtvis problemfria. De upphandlande enheterna bör vara medvetna också om de risker som är förknippade med dem.
När en upphandling som grundar sig på ett långt avtalsförhållande konkurrensutsätts på nytt, kan den upphandlande enheten få en produkt eller tjänst som pris- eller kvalitetsmässigt är bättre än den befintliga lösningen.
Beställaren kan också bli beroende av en viss leverantör av tekniska eller ekonomiska skäl. Ett sådant leverantörsberoende (vendor lock-in eller leverantörslåsning) kan leda till att det är svårt att byta leverantör utan betydande kostnader.
Trots att samarbetet kan möjliggöra kompetensutveckling och nya innovationer kan det också gå så att parternas verksamhetssätt fastnar i gamla hjulspår och kompetensen utvecklas inte. Risker kan också uppstå om beställaren inte är villig att fatta beslut som är negativa för en “bekant” leverantör. Även i ett långvarigt samarbetsförhållande bör den upphandlande enheten kunna prioritera sina egna intressen, reklamera fel och tillämpa sanktioner enligt kontraktet.
I synnerhet på små marknader som Finland kan ett långvarigt samarbetsförhållande med en viss leverantör hindra konkurrenter från att komma in på marknaden, vilket gör marknaden snävare. I vissa situationer kan myndigheterna dock främja marknadsutbudet genom sin egen verksamhet.
I Finland konkurrensutsätter Trafikledsverket och NTM-centralen i Egentliga Finland de femåriga underhållsentreprenaderna för landsvägarna vid olika tidpunkter i olika upphandlingsområden. Då konkurrensutsättningen av projekten graderas pågår inte så många betydande projekt samtidigt och på så sätt får man in fler anbud i anbudsförfarandena. Målet är att även små och medelstora företag ska kunna delta i projekten.
