Den som beställer ett informationssystem kan ha förbundit sig till en viss leverantörs teknik, vilket kan begränsa möjligheterna att utnyttja tekniken, lösningen eller tjänsten med någon annan än den ursprungliga leverantören. Leverantörsberoende är dock inte alltid något negativt. Det finns också metoder för att undvika beroende.
Skribent
Med leverantörsberoende avses att man förbinder sig till en viss leverantörs teknik. Ofta talar man också om leverantörsfällor (vendor lock-in, leverantörslåsning). Då är beställarens möjlighet att utnyttja den anskaffade tekniken, lösningen eller tjänsten tillsammans med någon annan än den ursprungliga leverantören begränsad.
Juridiskt leverantörsberoende är en följd av avtalsinnehållet, till exempel att leverantören har förbehållit sig immateriella rättigheter. Beroendet kan också ha tekniska eller ekonomiska orsaker, som medför att informationssystemet inte är kompatibelt med andra leverantörers system eller att kostnaderna för att frigöra sig från den gamla leverantören är höga.
Statens revisionsverk har undersökt ämnet i sin nyligen publicerade revision Gamla informationssystem.
Leverantörsberoendet kan grunda sig på avtalsbestämmelser eller faktiskt beroende
I gamla informationssystem (traditionssystem, legacy system) uppstår lätt ett leverantörsberoende. I gamla avtal kan immateriella rättigheter tilldelas på ett sätt som är ofördelaktigt för beställaren. Leverantören kan till exempel vara skyldig att överlåta systemets källkod till beställaren först efter att underhållsavtalet har upphört. I praktiken kan en sådan avtalsbestämmelse vara ett hinder för att ge tillräckliga uppgifter till anbudsgivare, vilket gör det svårt att konkurrensutsätta tjänster som anknyter till informationssystemet. Sådana ofördelaktiga villkor kan ha använts därför att man vid millennieskiftet tänkte att den ursprungliga leverantören ansvarar för informationssystemet under hela dess livscykel.
I gamla system kan beroendet också ha tekniska eller ekonomiska grunder. Ett långvarigt samarbetsförhållande skapar lätt en situation där det de facto är svårt och dyrt att frigöra sig från en gammal leverantör.
Gamla informationssystem och leverantörsberoende ses ofta som något negativt. Traditionella system anses ofta vara oflexibla informationssystem som är kritiska för verksamheten och som är förknippade med höga underhållskostnader och begränsad kontinuitet i informationssäkerheten. Leverantörsberoende ses i allmänhet som en risk som kan medföra ökade kostnader för beställaren och samtidigt begränsa konkurrensen på marknaden.
I praktiken är frågan emellertid inte riktigt så här enkel och ett informationssystem som använts länge är inte nödvändigtvis något negativt. En lång livscykel kan också vittna om lyckad planering samt långsiktigt underhåll och långsiktig utveckling, dvs. en lyckad hantering av systemets livscykel. På motsvarande sätt kan beroendet av en leverantör i vissa situationer också vara något positivt. Det är till exempel möjligt att en erfaren leverantörs kännedom om processerna underlättar systemunderhållet.
Även nya SaaS-tjänster kan orsaka leverantörsberoende
Leverantörsberoende är inte enbart en risk som gäller gamla informationssystem. Möjligheten att beroende uppstår måste beaktas också när nya system planeras. Risken för leverantörsberoende kan vara aktuell också i fråga om nya avtalsmodeller.
I SaaS-tjänster (Software as a Service), som blivit vanligare under de senaste åren, tillhör tjänsten helt leverantören, och det kan vara svårt att frigöra sig från leverantören. Som motvikt till risken för leverantörsberoende finns det ofta också fördelar med dessa tjänster, eftersom SaaS-tjänsterna är färdiga lösningar. Om en lösning som motsvarar beställarens mål och behov finns tillgänglig på marknaden, kan användningen av en sådan tjänst medföra effektivitetsfördelar.
Riskerna för leverantörsberoende kan begränsas
Genom sin egen verksamhet kan beställaren aktivt minska risken för leverantörsberoende. För detta finns många olika metoder (bra verksamhetsmodeller) som kan gälla planering av upphandlingen, genomförande av anbudsförfarandet samt innehållet i upphandlingskontraktet.
En fungerande planering av informationssystemets övergripande arkitektur förbättrar systemens interoperabilitet och minskar risken för leverantörsberoende. Även modellen med flera leverantörer kan vara ett sätt att minska beroendet av en leverantör.
Den upphandlande enheten kan inte nödvändigtvis definiera upphandlingsobjektet så att det tillräckligt noggrant motsvarar behovet. I detta fall kan det vara ändamålsenligt att använda förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog i stället för öppet upphandlingsförfarande.
Leverantörsberoende kan också grunda sig på bristande konkurrens. Alltför stränga tekniska krav begränsar ofta antalet anbud. En möjlighet att förebygga uppkomsten av en sådan situation är att man i anbudsförfrågan beskriver den upphandlande enhetens mål i stället för att ge en exakt beskrivning av objektet, och då har anbudsgivarna möjlighet att välja det genomförandesätt som lämpar sig bäst för objektet. Med en sådan målinriktad beskrivning av upphandlingsobjektet – där leverantörernas händer inte binds – kan man inte bara främja konkurrensen utan också göra det möjligt att erbjuda nya lösningar.
Risken för leverantörsberoende kan minskas med hjälp av avtalsbestämmelser. De immateriella rättigheterna kan definieras så att beställaren har möjlighet att utnyttja systemet. En möjlighet är att bygga systemet utifrån en öppen källkod. Då kan användaren bekanta sig med programmets källkod och redigera den enligt sina egna behov. Risken för leverantörsberoende kan också minskas genom avtalsvillkor om biståndsskyldighet, där leverantören åläggs att hjälpa beställaren att byta leverantör. Biståndsskyldigheten fastslås också de i allmänna avtalsvillkoren för upphandlingar inom den offentliga förvaltningen (JIT 2015).
