Ett framgångsrikt utvecklingsprojekt innehåller sådana element som ett identifierat utvecklingsbehov, tydlig målsättning och utfallsmätare. Uppföljningsdata samlas in under projektet, som evalueras både under arbetets gång och i efterhand.
Vi alla kan dra lärdomar av gemensamma utvecklingsprojekt och hur experter har gjorts delaktiga i utvecklingsinsatserna. Identifiering av förvaltningsövergripande utvecklingsbehov ger en bättre utgångspunkt för hantering av större helheter.
Identifiera utvecklingsbehoven
Utgångspunkten för utveckling av förvaltningen är att identifiera och föregripa förändringar som påverkar omvärlden, verksamhetens resultat eller potential samt resurser. Ett utvecklingsprojekt går ut på att man analyserar och justerar syftet, målen, handlingsmodellen eller finansieringen för en verksamhet i enlighet med en projektmodell.
För att utvecklingsprojektet ska lyckas måste utvecklingsbehovet ha identifierats redan under definitionsmomentet och åtgärderna ska vara rätt dimensionerade. De projekt som ingick i effektivitets- och resultatprogrammet var väl anpassade till de identifierade behoven.
Effektivitets- och resultatprogrammet 2012–2015 var ett program för förvaltningsutveckling som ingick i regeringsprogrammen för regeringarna Jyrki Katainen och Alexander Stubb. Det omfattade totalt 238 insatser och utvecklingsprojekt inom olika förvaltningsområden. Programmet skulle ge en produktivitetsnytta på 400 miljoner euro före 2020.
Kärnverksamhetsanalysen för programmet har visat sig vara ett utmärkt exempel på systematisk identifiering av utvecklingsbehov inom förvaltningen.
Satsa på målsättning
Effektivt genomförande av utvecklingsprojekten säkerställs genom tydligt uppställda mål. I effektivitets- och resultatprogrammet lyckades man inte helt med detta.
Det förekom brister i projektberedningen inom effektivitets- och resultatprogrammet. Till följd av att man inte satsade tillräckligt på definitionerna och planeringen blev målen flummigt formulerade, allmänna riktlinjer. De här riktlinjerna saknade en styrande funktion på verksamheten, och det har varit omöjligt att verifiera utfallet.
Det är också viktigt att tänka på målen då man verifierar effekterna: Gav projektet önskat utfall eller inte? Med väl formulerade mål är det möjligt att fastställa mätare för utfallet. Då data från resultatmätarna anger graden av måluppfyllelse och utfall som projektet uppnått, råder det ingen oklarhet om projektets syfte och huruvida resultaten uppnåddes.
Uppföljningsdata för felkorrigering och lärande
De projekt som revisionsverket har granskat nådde inte ett fullgott resultat till följd av oexakta mål och brister i projektstyrningen. I sådana fall är det viktigt med uppföljningsdata som kan användas för att styra och förbättra genomförandet av projektet, även om målsättningen inte har varit optimal.
Efterhandsutvärderingar som bygger på uppföljningsdata från projektet bidrar också till utveckling av kompetensen och verksamheten samtidigt som de konkretiserar redovisningsskyldigheten för dem som ansvarar för projektet. I många av projekten i effektivitets- och resultatprogrammet gick bedömningen av verksamheten och resultaten ut på rapportering av den förändring som skett i föremålet för utvecklingsinsatserna. Beklagligt ofta är sambandet mellan förändringen och projektets mål otydligt.
I projekt som genomförs av en utomstående part är utvärdering ett sätt att verifiera de resultat som projektgenomföraren redovisat. Därför ska beställaren eller bidragsgivaren i ett projekt via uppdragsvillkoren säkerställa att informationen från uppföljningen av projektet möjliggör efterhandsutvärdering
Olika mål binds samman på strateginivå
Verkningarna av utvecklingsprojekt realiseras i hög grad på den strategiska nivån, genom likriktade effekter av flera olika projekt. Med en tydlig koppling mellan projektet och ambitionerna på strateginivå ska också målen definieras så att de kan jämföras med de övriga projekten. Detta underlättar den övergripande hanteringen av strategiinsatserna.
Vid granskningen uppdagades inga motsättningar på strateginivå gällande målen i effektivitets- och resultatprogrammets projekt. På det stora hela hade åtgärderna likriktade effekter, och det är möjligt att de gav önskat utfall på programnivå. Dessvärre är det överlag svårt att bedöma statens gemensamma utvecklingsprojekt eftersom det inte går att göra en helhetsbedömning av verksamheten genom de enskilda projekten. Det är alltså viktigt att göra en sammantagen bedömning av alla effekter som riktas på samma uppgiftssektor.
Revisionsverket vill med effektivitetsrevisionen God praxis för utvecklingsprojekt stödja statsrådet och dess underlydande förvaltning i projektifieringen av regeringsprogrammet och andra utvecklingsinsatser. Revisionen utfördes som en metagranskning av projekten i effektivitets- och resultatprogrammet. Vi valde denna metod eftersom vi ville lägga fram övergripande observationer av utvecklingsprojektens effekter och inte fokusera på enskilda projekt.
Sju metoder för att göra utvecklingsprojekten effektivare
Identifiera utvecklingsbehovet.
Ställ upp mätbara mål för projektet före projektstart.
Följ upp och dokumentera hur projektet framskrider.
Analysera uppföljningsdata mot målet och verksamheten och justera vid behov (antingen målet eller verksamheten).
Ta in en avtalsklausul om uppföljningsdata (om du är finansiär).
Beakta andra projekt inom samma verksamhetsområde.
Slå samman flera mål till en sammantagen effekt.
Ta del av revisionen: God praxis för utvecklingsprojekt – Metautvärdering av effektivitets- och resultatprogrammets projekt
