Tarkastusviraston tarkastusten kannanotot ja suositukset perustuvat riittävään ja vakuuttavaan näyttöön. Tarkastuksissa noudatettavien ohjeiden pohjana ovat kansainväliset ISSAI-tarkastusstandardit.
VTV:n tarkastuskohtaiset ohjeet perustuvat ylimpien tarkastusviranomaisten järjestön INTOSAIn (International Organisation of Supreme Audit Institutions) vahvistamiin kansainvälisiin ISSAI-tarkastusstandardeihin. Viraston tarkastusohjeita päivitetään tarpeen mukaan mm. tarkastusstandardien muuttuessa. Ohjeissa esitellään tarkastuksen peruslähtökohdat ja näkökulmat sekä määritellään tarkastuksen yleiset periaatteet ja hyvä tarkastustapa. Ohjeet ovat tarkastusten laadunvarmistuksen perusta.
Tuloksellisuustarkastuksen keskeiset ohjeet ovat
1. Tarkastusohjeiden yleinen osa
2. Laillisuustarkastuksen, tuloksellisuustarkastuksen ja finanssipolitiikan tarkastuksen ohje
VTV:n tiedonsaantioikeus rajoittuu viraston tarkastussuunnitelmassa esitettyihin tarkastuksiin
Tarkastusvirasto voi käyttää tiedonsaantioikeutta ainoastaan tarkastussuunnitelmassaan hyväksytyn tarkastuksen suorittamiseksi etukäteen laaditun tarkastusasetelman mukaisesti (viitteen 1 kohta 2.34). Jokaisesta viraston tarkastussuunnitelmaan otetusta tarkastusaiheesta laaditaan kirjallinen suunnitelma, jossa määritellään tarkastuksen tavoitteet, laajuus, aihealue ja tarkastuksen kohdeasia tarkastuskysymyksineen, tarkastuskriteerit, tarkastuksen tapa ja menetelmät, resurssit ja aikataulu sekä aineistot ja niiden hankintatavat sekä rajaukset (viitteen 1 kohdat 4.10.─4.12 sekä viitteen 2 kohta 3.56). Tarkastuskysymykset rajaavat jo osaltaan, mitkä asiat kuuluvat tarkastuksen piiriin ja mitä asioita jätetään tarkastuksen kysymysten ja tiedonhankinnan ulkopuolelle (viitteen 2 kohta 3.82).
Tiedonsaantioikeuden hyödyntämisen tulee olla oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Tietoja ei kerätä asioista, jotka eivät ole tarkoituksenmukaisia ja välttämättömiä tarkastuksen suorittamista varten (viitteen 1 kohta 2.35). Tarkastuksen perusteella muodostettujen johtopäätösten tulee perustua tarkastusasetelmaan ja systemaattisiin menetelmiin sekä riittävään ja vakuuttavaan evidenssiin, jonka perusteella on luotettavasti voitu päätyä esitettyihin johtopäätöksiin (viitteen 1 kohta 5.15).
Kaikki tarkastuksessa kerätty tieto ja aineisto ei kuulu arkistoitavaan tarkastuksen dokumentaatioon
Tarkastusevidenssi (näyttö) tarkoittaa sitä tarkastushavaintojen ja niitä tukevien huomioiden, analyysien ja päättelyn kokonaisuutta, joka muodostaa perustan tarkastusviraston johtopäätöksille ja kannanotoille. Tarkastuksen johtopäätösten tulee perustua tarkastusasetelmaan ja systemaattiseen analyysiin sekä riittävään ja vakuuttavaan näyttöön, jonka perusteella on luotettavasti voitu päätyä esitettyihin johtopäätöksiin (viitteen 2 kohdat 4.7.1. ja 4.7.2). Evidenssi johtopäätökselle on riittävää, kun tarkastuksen toteuttaminen ja evidenssi on dokumentoitu niin, toinen asiantunteva henkilö voisi sen perusteella päätyä samaan johtopäätökseen (viiteen 1 kohta 3.1). Riittävää ja olennaista evidenssiä saadaan analysoimalla keskeistä aineistoa yleisesti luotettaviksi hyväksytyin menetelmin (viitteen 2 kohta 4.71). Tuloksellisuustarkastuksessa noudatetaan aineistojen hankinta- ja analyysimenetelmien osalta samoja periaatteita kuin tieteellisessä tutkimuksessa (viitteen 2 kohta 4.63).
Tarkastusdokumentaatio sisältää ainoastaan evidenssin kannanottojen ja tarkastuksen kokonaistavoitteen saavuttamista koskevan johtopäätöksen perusteita. Lisäksi esitetään evidenssi siitä, että tarkastus on suunniteltu ja toteutettu tarkastusviraston ohjeistuksen mukaisesti (viitteen 1 kohta 5.32). Tarkastuksen suunnittelussa ja toteutuksessa käydään läpi myös muuta kuin tarkastusdokumentaatioon kuuluvaan aineistoa, mutta ainoastaan tarkastuksen johtopäätösten ja niiden luotettavuuden arvioinnin kannalta merkityksellinen aineisto luetaan arkistoitavaan ja viranomaisen asiakirjaksi luettavaan tarkastusdokumentaatioon (viitteen 1 kohta 5.7.2). Esittelyaineistoon kuuluvia, yleisesti saatavilla olevia julkaisuja ei sisällytetä dokumentaatioon, koska ne ovat tarvittaessa saatavissa kertomukseen kirjattujen viitetietojen avulla. Aineistoa, joka ei liity johtopäätöksiin tai kannanottoihin, ei sisällytetä tarkastusdokumentaatioon eikä sitä siten myöskään arkistoida (viitteen 1 kohta 5.36). Tarkastusdokumentaation tulee olla lopullisessa muodossaan 60 päivän kuluessa sen päätöksen allekirjoituksesta, jolla tarkastuskertomus on annettu (viitteen 1 kohta 5.35).
Harkinta ja valinnat kuuluvat tarkastukseen ja niitä ohjaavat hyväksyttyyn tarkastusasetelmaan kuuluvat tavoite, kysymykset ja kriteerit (viitteen 2 kohta 4.63.5). Laadullisessa analyysissä päätelmiä tehdään tavallisimmin muodostamalla analysoidusta aineistosta kokonaisarvio. Päätelmän uskottavuus syntyy perusteiden laadusta ja riittävyydestä (viitteen 2 kohta 4.90). Raportoitaessa haastatteluiden perusteella muodostettua johtopäätöstä, yksilöidään selkeästi, onko kyseessä tarkastusviraston tekemästä, haastatteluihin perustuvasta johtopäätöksestä vai haastateltujen näkemysten kuvailu (viitteen 1 kohta 6.10). Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia (viitteen 1 kohta 3.38).
Jos päätelmä perustuu laajaan aineistoon ja on tehty yhdistelemällä aineistosta erilaisia tietoja, asiasta tehdään muistio, johon kootaan keskeiset päätelmää tukevat tiedot. Yhteenvetomuistio on laadittava esimerkiksi laajasta haastatteluaineistosta, joka koostuu useista litteroiduista tai äänitetyistä haastatteluista. Muistiossa ei kerrota haastateltavien henkilöllisyyttä tai mitä haastatteluissa on tarkalleen sanottu. Yhteenvetomuistio sisällytetään tarkastuksen dokumentaatiota, jonka jälkeen alkuperäiset litteroinnit ja äänitteet tuhotaan (viitteen 2 kohta 4.100)
Tarkastuskertomuksen kannanotot ovat viraston harkintaan perustuvia johtopäätöksiä ja suosituksia tarkastuksen kohteena olevasta asiasta
Tarkastusviraston tarkastuskertomuksessa esittämät kannanotot tarkoittavat niitä johtopäätöksiä ja suosituksia, jotka virasto tarkastuksen perusteella tekee. Kannanotot perustuvat harkintaan siitä, mitä tarkastushavaintojen perusteella voidaan lausua. Kannanottoja ei voi ulottaa laajemmalle kuin mihin tarkastushavainnot antavat perusteita. Vastaukset tarkastuksen kysymyksiin ovat tarkastusviraston tekemiä johtopäätöksiä tarkastushavainnoista ja päätelmistä siten, että tekstissä noustaan yksittäisiä havaintoja yleisemmälle tasolle. Johtopäätökset pitää kuitenkin yksilöidä riittävästi, jotta ne tulevat ymmärretyiksi. Tarkastusviraston kannanotot on tarkoitettu ensisijaisesti tarkastuskohteen ja sitä ohjaavan ministeriön ylimmän johdon käyttöön. Kannanottoihin sisällytetään tämän vuoksi vain aiheen kannalta olennaisimmat johtopäätökset ja suositukset. Suositusten tulee olla yleisiä: ne voivat osoittaa suunnan, johon tarkastuksen perusteella kannattaa edetä, mutta eivät konkreettisia toimia, joita pitäisi toteuttaa. Suosituksia laadittaessa on kiinnitettävä huomiota niiden toteuttamisesta aiheutuviin valtiontaloudellisiin hyötyihin ja kustannuksiin (viitteen 2 kohdat 4.8─4.10, 4.95 ja 4.96 ja 5.35).
Tarkastuskertomuksen tulee olla objektiivinen, luotettava, avoin ja käyttökelpoinen. Asiat esitetään kertomuksessa monipuolisesti, tasapuolisesti ja neutraalisti. Kertomuksessa tulee esittää vain tarkastusviraston omat, tarkastuksen perusteella muodostetut kannanotot eikä toimia muiden tahojen puolestapuhujana. Kertomuksessa tulee keskittyä tarkastuskysymyksen kannalta olennaisiin havaintoihin, joihin tarkastusviraston kannanotot perustuvat. Kertomukseen ei saa sisällyttää kuvailevaa aineistoa enempää kuin tarkastushavaintojen ymmärtämiseksi ja kannanottojen perustelemiseksi on tarpeen. (viitteen 2 kohdat 5.31 ja 5.32)