Tarkastuksen laadunvalvonta ja dokumentointi on tarkoin määritelty ja ohjeistettu prosessi, jolla turvataan tarkastushavaintojen ja suositusten luotettavuus ja riippumattomuus yksittäisten henkilöiden näkemyksistä.
Tarkastajan, tarkastuksen kohteen ja tarkastuksen laadunvalvojan yhteistyöllä varmistetaan tiedon olennaisuus ja hyödynnettävyys. Tarkastusten yleinen suuntaaminen ja suunnittelu sekä yksittäisen tarkastusasetelman rakentaminen ohjaavat sitä, että tarkastukset toteutetaan tehokkaasti ja tarkastusviraston resurssit suunnataan valtiontalouden kannalta olennaisiin kohteisiin.
Tarkastusstandardit
VTV:ssä noudatettavat ohjeet perustuvat ylimpien tarkastusviranomaisten kansainvälisen järjestön International Organisation of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) vahvistamiin kansainvälisiin ISSAI-tarkastusstandardeihin. Viraston tarkastusohjeiden tekijät ovat henkilöitä, jotka ovat perehtyneet syvällisesti tarkastusstandardeihin ja joilla on pitkä kokemus tarkastusten tekemisestä. Ohjeita on päivitetty viimeksi vuosina 2019─2020 ja ohjeista on järjestetty tarkastushenkilöstölle koulutusta ja valmennusta. Tarkastajien ja johdon edustajien edellytetään noudattavan ohjeita jokaisessa tarkastuksessa.
Seuraavassa esitetyt kohdat on poimittu laillisuustarkastuksen, tuloksellisuustarkastuksen ja finanssipolitiikan tarkastuksen ohjeesta, joka vastaa ISSAI-standardeissa 100, 300 ja 400 esitettyjä yleisiä tarkastusperiaatteita sekä tuloksellisuus- ja laillisuustarkastuksen periaatteita. Seuraavassa tekstissä viitataan tämän ohjeen kohtaan, josta teksti on poimittu. Myös tilintarkastukselle on laadittu omat ohjeet, joita ei käsitellä tässä kirjoituksessa.
Yleisiä tarkastuksen periaatteita
Tarkastuksen tehtävänä on tuottaa tietoa siitä, miten hyvin hallinto on huolehtinut vastuistaan ja miten taloudenhoitoa olisi mahdollista parantaa (s. 5, 1.12). Toteutunutta toimintaa tulee aina pyrkiä arvioimaan siten, että arviointi kehittää hallinnon edellytyksiä kehittää valtion taloudenhoitoa. Tarkastus voidaan kuitenkin tehdä perustelluista syistä myös ilman, että tarkastuksen välittömänä tavoitteena olisi kehittäminen. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi tarkastuskohteen tilivelvollisuuden toteaminen tai kielteisen asian ennalta ehkäiseminen (s. 4, 1.6.3.). Tarkastajan vastuu tarkastetun asian tilasta rajoittuu siihen, että tarkastus on tehty suunnitelman mukaisesti ja siitä on laadittu tarkastuskertomus laatuvaatimukset täyttäen (s. 5, 1.12). Tarkastukseen kuuluu hyvä ja rakentava vuorovaikutus tarkastuskohteen ja sidosryhmien kanssa (s. 5, 1.10.).
Eri tarkastuslajeja käyttämällä tarkastusvirasto pyrkii toteuttamaan sille lainsäädännössä määritetyt tehtävät mahdollisimman hyvin. Tarkastuslajit vastaavat erilaisin painotuksin tarkastusvirastolle annettuun tehtävään. Yhdessä tarkastuksessa voidaan yhdistää eri tarkastuslajeja. Tarkastuslajien päätehtävät ovat seuraavat:
Laillisuustarkastus kohdistuu pääasiassa valtion taloudenhoidon laillisuuteen ja talousarvion noudattamiseen.
Tuloksellisuustarkastus kohdistuu pääasiassa taloudenhoidon tarkoituksenmukaisuuteen, jonka tarkastusvirasto on tulkinnut tarkoittavan taloudenhoidon tuloksellisuutta.
Finanssipolitiikan tarkastus kohdistuu pääasiassa finanssipolitiikan hoidon tarkoituksenmukaisuuteen sekä finanssipolitiikan tietoperustaan. (s. 7., 2.1)
Tarkastuslajeihin voit tutustua tarkemmin täällä.
Tarkastuksesta annetaan tarkastuskertomus, jossa esitetään tarkastuksen havainnot sekä tarkastusviraston kannanotot eli tarkastuksen johtopäätökset ja suositukset. Tarkastusviraston kannanottoina esitettyjen johtopäätösten tulee olla selvästi johdettavissa tarkastushavainnoista, kuitenkin siten, että tekstissä noustaan yksittäisiä havaintoja yleisemmälle tasolle. Suosituksia laadittaessa on kiinnitettävä huomiota niiden toteuttamisesta aiheutuviin valtiontaloudellisiin hyötyihin ja kustannuksiin (s. 53, 5.35). Kertomuksessa tulee keskittyä tarkastuskysymyksen kannalta olennaisiin havaintoihin, joihin tarkastusviraston kannanotot perustuvat. Kertomukseen ei saa sisällyttää kuvailevaa aineistoa enempää kuin tarkastushavaintojen ymmärtämiseksi ja kannanottojen perustelemiseksi on tarpeen (s. 53, 5.32). Tarkastuksen johtopäätöksiä tukevan evidenssin on oltava kertomuksesta nähtävillä tai muutoin saatavilla ja jäljitettävissä siten, että johtopäätöksistä voi tulla vakuuttuneeksi (s. 31, 4.11 ja 4.12, s. 43, 4.97 ja s. 48, 4.138).
Ennen kertomuksesta päättämistä tarkastuskohdetta kuullaan lähettämällä sille tarkastuskertomusluonnos lausunnon antamista varten (s. 5, 1.13.6). Tarkastajat tekevät saadun palautteen perusteella sovitut täydennykset ja korjaukset kertomusluonnokseen. Kertomusluonnosta muutetaan siltä osin kuin se on palautteen perusteella tarpeen. Muutoksia ei tehdä, jos tarkastetut ovat esittäneet niitä ilman riittäviä ja läpinäkyviä perusteita. Lausunnoissa saadun palautteen käsittely, kertomusluonnokseen tehdyt muutokset sekä perusteet muuttamatta jättämiseen dokumentoidaan. Lausuntojen käsittelystä tehdään yhteenveto, joka julkaistaan viraston verkkosivuilla (s. 51─52, 5.20─5.22). Pääjohtajalle varataan mahdollisuus keskustella tarkastuskertomusluonnoksesta sekä tarkastuskertomuksen antamisesta ennen kuin näistä päätetään (s. 6, 1.13.6).
Tarkastuksen laadunvalvonnalla on oleellinen merkitys tarkastuksen luotettavuudelle
Laadunvalvonnalla valvotaan tarkastuksen laatua tarkastuksen aikana. Laaduntarkastuksella puolestaan arvioidaan tarkastusten laatua jälkikäteen. Laadunvalvonnasta ja -tarkastuksista on annettu ohje, jonka menettelyitä tarkastuksissa tulee noudattaa (s. 5, 1.13.5.).
Tarkastusasetelma luo perustan sille, että tarkastuksesta muodostetut viraston kannanotot ovat perusteltuja ja kestäviä. Tämän vuoksi tarkastusasetelman laatuun tulee kiinnittää erityistä huomiota (s. 14, 3.2). Tarkastuksen kohdentamisen vaihtoehdoista tulee keskustella tarkastuksen suunnitelmasta päättävän henkilön kanssa. Kun tarkastuksen pääasiallisista näkökulmista vallitsee yhteinen näkemys, voidaan tarkastusasetelma tarkentaa määrittämällä tarkastuskysymykset ja -kriteerit, tarkastuksen pääasialliset aineistot ja menetelmät sekä aikataulu ja tarvittavat resurssit (s. 21, 3.72 ja s. 25, 3.122).
Tarkastusvirastosta annetun lain 3 §:n mukaan tarkastuksessa on mahdollista käyttää myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Ulkopuolista asiantuntemusta voidaan käyttää myös tarkastuksen laadunvalvonnassa. Ulkopuolisen asiantuntemuksen käyttö tulee kuvata tarkastuksen suunnitelmassa (s. 23, 3.96 ja s. 27, 3.141).
Tarkastusevidenssi tarkoittaa sitä tarkastushavaintojen ja niitä tukevien huomioiden, analyysien ja päättelyn kokonaisuutta, joka muodostaa perustan tarkastuksen johtopäätöksille. Evidenssi johtopäätökselle on riittävää, kun toinen asiantunteva henkilö voisi sen perusteella päätyä samaan johtopäätökseen. (s. 30, 4.7 ja s. 38, 4.71). Perusteiden riittävyyttä osoittaa se, onko joku muukin asiaan perehtynyt henkilö saatavissa vakuuttuneeksi siitä, että tosiasiat ja niiden yhteydet tukevat päätelmää (s. 42, 4.90 ja s. 48, 4.130).