Valtiontalouden tarkastusvirastosta annetun lain (676/2000) 16 §:n mukaan valtion viranomaisen, laitoksen, liikelaitoksen ja valtion rahaston on salassapitosäännösten estämättä ilmoitettava viipymättä toiminnassaan tehdystä, sen hoitamiin tai vastattavina oleviin varoihin tai omaisuuteen kohdistuneesta väärinkäytöksestä tarkastusvirastolle.
Tarkastusvirasto antaa seuraavat ohjeet säännösten soveltamisesta.
1. Kuinka väärinkäytösilmoitus tulee tehdä?
Väärinkäytöstä koskeva ilmoitus tulee tehdä tarkastusvirastolle viivytyksettä väärinkäytöksen tultua laissa ilmoitusvelvolliseksi säädetyn tietoon. Se tehdään kirjallisesti ja vapaamuotoisesti kotimaisilla kielillä suomeksi tai ruotsiksi. Ilmoitus tulee tehdä siinä vaiheessa, kun väärinkäytösepäilystä on tehty ensimmäinen hallinnollinen tai oikeudellinen havainto. Ensimmäisellä hallinnollisella tai oikeudellisella havainnolla tarkoitetaan ensimmäistä kirjallista arviointia, jossa päätetään konkreettisten tietojen perusteella, että väärinkäytös on todennäköisesti tapahtunut. Ilmoitus on tehtävä viimeistään siinä vaiheessa, kun viranomainen on kuullut väärinkäytöksestä epäiltyä hallintolain (434/2003) mukaisesti.
Ilmoitus väärinkäytöksestä on tehtävä tarkastusvirastolle riippumatta siitä, tehdäänkö asiasta rikosilmoitus. Ilmoitusta tarkastusvirastolle tehtäessä ei saa jäädä odottamaan poliisitutkinnan tulosta, syyttäjän ratkaisua tai tuomioistuimen päätöstä.
Ilmoituksen tulee sisältää lyhyt kuvaus tapauksesta (muun muassa tiedot mahdollisesti jo syntyneistä tai arvio myöhemmin syntyvistä välittömistä tai välillisistä vahingoista) sekä selvitys niistä toimenpiteistä, joihin ilmoitusvelvollinen on ryhtynyt tai aikoo ryhtyä väärinkäytöksen johdosta.
Henkilötietolain 11 §:n mukaan arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Näistä säännöksistä johtuen tarkastusvirastolle tehtävät ilmoitukset eivät saa sisältää sellaisia tietoja, joiden perusteella väärinkäytöksen tekijän henkilöllisyys on tunnistettavissa.
Euroopan komissiolle ilmoitettavat väärinkäytökset ja muut sääntöjenvastaisuudet toimitetaan tarkastusvirastolle samanaikaisesti kuin ne ilmoitetaan Euroopan komissiolle.
Väärinkäytösilmoitukseen voi liittää kopiot asiaa valaisevista päätöksistä ja muista asiakirjoista.
Väärinkäytösilmoituksen voi lähettää Valtiontalouden tarkastusvirastolle postitse tai sähköpostitse. Tällöin tulee huomioida mahdollista salassapitoa koskevat säännökset. Väärinkäytösilmoituksen voi myös tuoda tarkastusviraston kirjaamoon aukioloaikoina, osoite Porkkalankatu 1, Helsinki.
Tarkastusviraston väärinkäytösilmoituksia käsittelevän virkamiehen kanssa voi tarvittaessa keskustella etukäteen puhelimitse tai tarkastusvirastossa siitä, miten ilmoitus tehdään.
2. Väärinkäytösilmoituksen aiheuttamat toimenpiteet tarkastusvirastossa
Tarkastusviraston tavoitteena on, että kaikista lain tarkoittamista väärinkäytöksistä ilmoitetaan tarkastusvirastolle ja että väärinkäytöksen osalta ilmoittava viranomainen ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin. Tämän vuoksi asiaa käsittelevä tarkastusviraston virkamies seuraa väärinkäytösasian käsittelyn etenemistä valtionhallinnossa ja tarpeen vaatiessa hankkii asiaa koskevia lisäselvityksiä sekä kiirehtii asian käsittelyä. Samalla tarkastusvirasto kiinnittää huomiota myös siihen, että valtiolle aiheutettu vahinko vaaditaan korvattavaksi.
Väärinkäytöksen esiintyminen valtionhallinnossa voi olla merkki siitä, että asianomaisen viranomaisen sisäisessä valvonnassa on puutteita. Tarkastusviraston suorittamassa tarkastustyössä kiinnitetään huomiota siihen, että virastojen ja laitosten sisäisessä valvonnassa esiintyvät tämän kaltaiset puutteet tulevat korjatuiksi.
Ilmoitusten sekä tarkastuksissa muutoin esiin tulleiden tietojen pohjalta tarkastusvirasto seuraa ja käsittelee valtionhallinnossa tapahtuvia väärinkäytöksiä ja niiden aiheuttamia valtiontaloudellisia vaikutuksia sekä hallinnon toimenpiteitä väärinkäytösten torjunnassa.
3. Rikosilmoituksen tekeminen
Valtiontalouden tarkastusvirastosta annetun lain 17 §:n 1 momentin mukaan valtion viranomaisen, laitoksen, liikelaitoksen ja valtion rahaston on tehtävä rikosilmoitus toiminnassaan tehdystä, sen hoitamiin tai vastattavina oleviin varoihin tai omaisuuteen kohdistuneesta rikoksesta. Rikosilmoitus saadaan jättää tekemättä, jos tekoa on olosuhteet huomioon ottaen pidettävä vähäisenä.
Valtiontalouden tarkastusvirastosta annetun lain 17 §:n 2 momentin mukaan tarkastusviraston on tehtävä tarkastustoiminnassa havaitsemastaan edellä mainitusta rikoksesta rikosilmoitus, jollei tarkastettava ole itse sitä tehnyt. Tarkastusvirasto saa jättää ilmoituksen tekemättä, jos tekoa on olosuhteet huomioon ottaen pidettävä vähäisenä.
Rikosilmoituksen tekeminen kuuluu ensisijaisesti asianomaisen valtion viraston tai laitoksen johdon tehtäviin. Tarkastusvirasto tekee rikosilmoituksen vain poikkeustapauksessa.
4. Tietosuojan periaatteet väärinkäytösilmoitusten käsittelyssä
Väärinkäytösilmoitusten käsittelyssä kertyy tarkastusvirastoon sekä henkilötietoja että muunlaista tietoa. Henkilötietoja koskee henkilötietolaki (523/1999). Asiakirjojen julkisuutta puolestaan säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Seuraavasta käy ilmi, miten tarkastusvirastossa käsitellään väärinkäytösilmoituksiin liittyviä henkilö- ja muita tietoja.
Diaarimerkinnät
Kun väärinkäytösilmoitus tulee tarkastusvirastoon postin, faksin tai sähköpostin välityksellä tai se tuodaan tarkastusviraston kirjaamoon, se kirjataan tarkastusviraston diaariin. Diaariin merkitään ilmoituksen tekijä. Lisäksi diaariin kirjataan, milloin väärinkäytösilmoitus on saapunut ja lyhyesti, mitä se käsittelee.
Väärinkäytösilmoituksen käsittelyn edetessä diaariin lisätään, mitä selvityksiä on hankittu ja milloin. Diaarista selviää myös se, kuka asiaa käsittelee ja kuka ohjaa ja valvoo asian käsittelyä.
Henkilötietolain 26 ja 29 §:n mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot tarkastusviraston diaarista ja pyytää tarvittaessa virheellisten tietojen oikaisemista. Tarkempia tietoja diaariin merkittävistä tiedoista, diaaritietojen julkisuudesta ja luovuttamisesta sekä rekisteröidyn oikeuksista on rekisteriselosteessa, joka on saatavilla Valtiontalouden tarkastusviraston kirjaamosta p. 09 432 5809 tai kirjaamo (at) vtv.fi.
Asiakirjat
Perustuslain (731/1999) 12 §:n mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja tallenteet ovat julkisia, ellei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki määrittelee yksityiskohtaisemmin asiakirjojen julkisuuden ja salassapidon. Lain tavoitteena on lisätä viranomaistoiminnan julkisuutta.
Asiakirjojen julkisuutta rajoittavat laissa yksilöidyt salassapitoperusteet, kuten perustuslaissa turvattu yksityiselämän suoja (10 §:n 1 momentti). Olennaiset rajoitukset Valtiontalouden tarkastusvirastossa käsiteltävien väärinkäytösilmoitusten julkisuudelle käyvät ilmi julkisuuslaista.
Salassa on pidettävä muun muassa ilmoitukset rikoksesta sekä esitutkintaa ja syyteharkintaa varten saadut ja laaditut asiakirjat (julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 3 kohta). Tämän säännöksen nojalla huomattava osa tarkastusvirastolle tehdyistä väärinkäytösilmoituksista on salassa pidettäviä. Salassapito voi perustua myös muuhun julkisuuslaissa säädettyyn syyhyn.
Tarkastusviraston verkkosivuilla kävijöistä ei kerätä eikä tallenneta henkilötietoja.